TEKNOLOGI PERKANTORAN

PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Teknologi perkantoran adalah ilmu yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan data secara efisien dan efektif dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
Teknologi perkantoran dengan pekerjaan kantor adalah satu kesatuan yang tidak dapat di pisahkan . Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor di butuhkan cara yang lebih efisien dan efektif maka di zaman yang sudah modern ini banyak kantor yang sudah mengembangkan teknologi perkantorannya dengan menggunakan mesin mesin kantor secara modern .

Manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran:

(1)Manfaat terhadap ketenagakerjaan, yaitu :
a. Peningkatan mutu tenaga kerja
b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

(2)Manfaat terhadap prosedur kerja, yaitu :
a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan
b. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan
c. Memperlancar pekerjaan
d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan

(3)Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu :
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
c. Memenuhi standar mutu tertentu
d. Memperoleh keseragaman bentuk,ukuran,dan jenis hasil pekerjaan kantor

PERALATAN PERKANTORAN

• Pengertian Peralatan Kantor

Pengertian peralatan kantor adalah peralatan yang berguna untuk menunjang pekerjaan pada suatu kantor. Dengan adanya peralatan-peralatan tersebut maka suatu kantor dapat beraktivitas dengan baik dan dan dengan adanya peralatan kantor tersebut maka para pegawai dapat bekerja dengan maksimal.

• Jenis-Jenis Peralatan Kantor

1) Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

2) Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

3) Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) .

4)Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.

5) Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. 

5) Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. 

6) Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

7) Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. 

8)Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

9) Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. 

 10)Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

11)Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

12) Microfilm adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 

13) Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

14) Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.

Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita.

Semoga bermanfaat….